"Aprenda a gerenciar as mensagens que chegam à sua caixa de entrada sem perder o foco
São Paulo – Se por um lado a vida ficou mais simples com o e-mail, por outro, essa tecnologia é capaz de roubar minutos de foco preciosos no trabalho.
Para que seu tempo não fique totalmente rendido às mensagens que chegam à sua caixa de entrada, EXAME.com listou lições básicas para que você comece a segunda-feira de uma maneira mais organizada – pelo menos com relação ao e-mail.
1. A arte do desapego: O primeiro passo para não escravizar o tempo à sua caixa de entrada é apagar todo conteúdo irrelevante que, por alguma razão, parou por lá. Isso mesmo. Em uma tacada só, pratique o desapego e delete tudo o que for inútil. Vale também mensagens antigas que ainda continuam por lá.
3. Cada um no seu quadrado. Nesse ponto, vale recorrer ao GTD novamente. Para isso, basta fazer uma adaptação das listas de tarefas do método ao contexto do e-mail.Ao todo, o método GTD possui nove tipos de listas. Entre as principais está uma destinada aos projetos (todas as atividades cuja execução demande mais do que uma ação), uma chamada incubadora (para ideias ou atividades que você não decidiu se irá fazer), outra destinada apenas para as tarefas que você delegou e, para finalizar, uma lista de ações futuras que ainda não tem data para execução.Cabe, por exemplo, dividir os e-mails em pastas segundo a intensidade de ação requerida. Por exemplo, para mensagens que exijam uma resposta urgente, crie uma pasta com esse nome. E assim por diante.Ao executá-las, apague o e-mail ou arquive em pastas específicas.
4. De horário marcado com o e-mail. Disciplina é a base de todo método para colocar os ponteiros da vida em ordem – mesmo quando se trata de simples gerenciamento de e-mails. Por isso, coloque na agenda os horários em que você pode abrir sua caixa de entrada. E siga isso corretamente
Evidentemente, os intervalos de tempo para checar o e-mail vão variar de acordo com a sua área de atuação e é o seu ritmo de trabalho que vai determinar o quanto você pode, ou não, se render a esse tipo de clique."
Publicada em 05/06/2011 pela Revista Exame - Carreiras. Autora: Talita Abrantes.
2 comentários:
Caros colegas,
Podemos considerar a Administração do Tempo uma das grandes incógnitas para se definir o que é competência profissional. Para uns, a quantidade de contatos é fundamental, para outros a qualidade destes contatos é que se faz diferente. Na área de serviços, como poderíamos abordar esta disponibilidade de tempo? O artigo nos traz importantes dicas para a organização de e-mails e auxilia-nos a acompanhar /adpatar-se a um novo modelo de comunicação, que envolve diferentes meios tecnológicos. O fato é que os meios tecnológicos se multiplicam diariamente e com eles a facilitação da comunicação se desenvolveram de tal forma que nossa capacidade de lidar com os diferentes estímulos ainda não os acompanhou. Blogs, outlooks,msn, facebook, orkut, twitter enfim, inúmeras formas de ampliar o relacionamento e a comunicação pessoal e empresarial. A prudência na utilização das diferentes ferramentas é um desafio para a manutenção de boa qualidade na comunicação, e também um desafio pessoal para que a tecnologia disponível seja utilizada ao nosso favor, e não contra o nosso desempenho. Gostaria de saber dos demais colegas, como lidam com os black berrys? Quem consegue, e como consegue, ao receber uma mensagem não olhar para ela e desligar-se, mesmo que momentâneamente, do que estava fazendo até então?
Vamos compartilhar!
Simone Carlos -
Pedagoga e Consultora Empresarial
SiCa, infelizmente não possuo um black berry (rsrs), mas gostei muito do seu comentário, e realmente a questão é essa, ou seja, como se desligar de uma informação recebida por meio desses diferentes meios de comunicações. Gostaria de ler outros comentários.
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